« Nos briefs sont numérisés depuis 5 ans seulement. Tous ceux antérieurs sont enfouis dans les archives. »
« Nous n’avons pas le même système de gestion documentaire que notre service juridique et certains formats ne sont pas compatibles. »
« Je dois toujours re-vérifier la dernière version d’un document avec tous les auteurs avant de l’envoyer pour validation. »
Qu’est-ce que la GED, Gestion Electronique de Documents ?
La Gestion Electronique de Documents, ou GED, est le processus de gestion numérique de l’information, de la donnée et des documents. Une solution de GED permet à ses utilisateurs de créer un document, ex nihilo au sein du système, ou bien en convertissant une copie physique en format électronique. Cette information peut ensuite être facilement stockée, modifiée, imprimée et traitée.
Un élément clé de la gestion des connaissances est la capacité à supporter les différents formats de documents. Efficacement organiser toute sa documentation électronique au fil d’un projet est un défi. Envoyer la mauvaise version d’un prototype produit ou oublier un contributeur majeur du processus de validation sont des exemples qui arrivent malheureusement souvent.
La gestion de données peut rapidement se transformer en contrainte. Il y a effectivement une grande variété de formats de données, qui comprend les informations critique aussi variées que les contrats, les factures, les données clients, les KPI financiers, les propriétés intellectuelles, etc. Un système de gestion de données et de documents doit être en mesure de gérer le cycle de vie de toutes vos ressources.
Une solution de GED répond à ce besoin grâce à un ensemble de fonctionnalités comme la gestion documentaire automatisée, la mise en place de workflows dynamiques, les recherches avancées, l’historique des versions, tout en fournissant un accès sécurisé à toutes les entrées du système.
Une gestion optimisée des spécifications et des documents est un avantage compétitif. Implémenter une solution de GED permettra à l’organisation d’améliorer son contrôle sur les coûts, sa réponse aux risques et ses capacités de collaboration.
Solution de Gestion Electronique de Documents (GED): l’essentiel
- Authentifier, dater, annoter, versionner et tracer tous vos documents
- Gérer tout format de document avec un viewer adapté
- Rechercher et filtrer les documents en utilisant des règles et mots-clés
- Partager et valider les documents via des workflows automatisés
- Gérer les profils et droits utilisateurs
GED : les bénéfices additionnels de la solution Aptean PLM Lascom Edition pour les industries agroalimentaire, cosmétique et PGC
La solution PLM de Lascom from Aptean, Aptean PLM Lascom Edition, comprend toutes les fonctionnalités d’une solution de GED ; celles-ci ne constituant cependant que l’une des briques de notre offre, embrassant tous les défis liés au développement de nouveaux produits.
Aptean PLM Lascom Edition accélère et automatise la génération documentaire grâce à des modèles préétablis et des connexions aux autres outils populaires, comme la suite Microsoft Office. Les utilisateurs pourront toujours utiliser ces outils et décider quelles informations ils stockent et traitent, ou non, dans le référentiel du PLM. Au revoir la re-saisie de données.
En d’autres mots, l’outil d’automatisation documentaire Lascom from Aptean peut s’interfacer avec Microsoft Office, permettant aux utilisateurs de travailler dans leurs environnements Word et Excel familiers, pendant que leurs données sont gérées de façon centralisée et sécurisée par l’outil. Ainsi, la solution facilite la génération de documents tout en faisant gagner du temps et en évitant des erreurs aux utilisateurs.
Cependant, utiliser une solution de GED ne suffit pas à garantir que toutes les informations relatives au projet sont proprement manipulées. Au-delà des documents, il y a une quantité étourdissante de données à considérer : données produits, profils utilisateurs, KPIs stratégiques, suivi des tâches, interdépendances, etc.
C’est pourquoi le PLM Lascom Edition d’Aptean offre à ses utilisateurs une solution unique et complète de gestion des produits et projets de développement de nouveaux produits : gestion des processus, workflows dynamiques, reporting, contrôle des versions, BI (Business Intelligence), suivi des tâches, etc.
Notre offre PLM pour l’industrie agroalimentaire !
Gestion Electronique de Documents : nos clients témoignent !
"Disposer de fonctionnalités spécifiques à chaque business unit, comme la génération du PIF (Product Information File) et la visualisation d'artworks, a changé la vie de nos équipes, qui commettent moins d'erreurs et gagnent du temps."
"Notre objectif d'une unique source, fiable et sécurisée, d'information produit dans laquelle nous pouvons tous puiser est atteint. Nous sommes ravis des efforts déployés par Lascom from Aptean pour faire de ce projet un succès."
"Implémenter Aptean PLM Lascom Edition est aussi pour nous l'opportunité de d'améliorer les pratiques de nos équipes, comme la gestion de données et de documents."
Livre blanc
PIM – PLM : 2 solutions pour la gestion de l’information
