Lorsqu’on évoque le travail collaboratif, il est assez courant de rapporter ce concept aux outils qu’on utilise aujourd’hui au sein de l’entreprise. Cela peut prendre différentes formes comme la mise en place de réseaux sociaux, le partage des tâches, la collaboration sur des documents, la gestion de connaissance ou la gestion de projets. Tant que l’on reste dans l’enceinte de l’entreprise, on peut tout à fait conserver une certaine souplesse dans l’utilisation de ces outils. Ainsi, l’information non structurée qui peut se trouver dans un Wiki ou un Forum répond à un certain nombre de besoins concrets des utilisateurs. Cependant, dès qu’il s’agit de communiquer avec ses fournisseurs ou ses sous-traitants, une relation contractuelle s’instaure, et celle-ci exige nécessairement un formalisme bien plus élaboré, surtout quand il s’agit de l’échange de données techniques.
La relation entre plusieurs acteurs industriels est contractuelle. Aussi, l’échange de données techniques, quand il existe, impose nécessairement la structuration de la communication et du partage. Très souvent, il ne s’agit pas de travailler sur un même document en même temps, mais bien d’échanger un ensemble de données et de documents « matures » qui doivent suivre des cycles de validation bien définis.
La réalisation concrète de l’échange et du partage des données techniques peut prendre différentes formes. La mise en place du partage sera différente en fonction des Systèmes d’Informations existants, de la volonté de partager son référentiel, des politiques de sécurité imposées par les DSI, des enjeux, des projets… Deux formes principales existent : la plateforme collaborative publiée sur le Web et l’échange formalisé de fichiers et/ou de données.
Portails ou espaces collaboratifs
Lorsqu’un portail collaboratif est mis en œuvre pour l’échange de données techniques, il est généralement lié à un projet et il reste le plus souvent ouvert et valable le temps de ce projet. Pour autant, dire qu’on ouvre un espace de travail commun n’est pas si simple qu’il pourrait y paraitre. Un ensemble de sujets doit être maitrisé :
- le contrôle des connexions ;
- les droits de visibilité et de modifications ;
- les circuits de validations ;
- la mise à jour des fichiers complexes (type CAO avec des références externes) ;
- la structuration cohérente et complète des dossiers ;
- la mise à disposition ou non des formats natifs ;
- l’utilisation des formats neutres pour la visualisation ;
- la traçabilité des échanges ;
- la disponibilité de l’application ;
- la possibilité d’exporter les données ;
- etc.
Bref, la question est : Comment fournir à tous les acteurs du projet un accès intuitif et rapide à l’information critique ?
De plus, si le fonctionnement par projet est une habitude, des contraintes supplémentaires existent comme par exemple la nécessité de mettre en place un nouveau projet rapidement et à la demande et éventuellement de pouvoir déléguer l’administration à des utilisateurs particuliers du projet. Enfin, un dernier sujet essentiel est la mise à jour du référentiel général de l’entreprise qui organise le partage.
On voit donc bien que la mise en place d’un portail collaboratif technique entre entreprises n’est pas le simple fruit d’outils technologiques permettant l’échange, mais bien la mise en place de produits packagés et orientés métiers prenant déjà en compte l’ensemble de ces contraintes. Dans le cas contraire, l’entreprise qui souhaite mettre en place ces solutions risque simplement de devoir supporter un ensemble de développements spécifiques et complémentaires… et dont elle devra assurer la réplication pour tous les projets futurs.
Collaboration inter industrielle & échanges de données
D’autres entreprises choisiront de protéger leur référentiel d’entreprise ou de ne pas vouloir supporter ce type de portail. Ainsi, elles privilégieront la collaboration technique via l’échange de flux de données. Si cette façon de procéder va simplifier certaines parties telles que les interfaces, l’achat de licences, ou l’administration, elle va soulever d’autres points à traiter :
- un format d’échange doit être déterminé et partagé entre les sous-traitants ;
- les mécanismes d’imports et d’exports des données doivent être précisés ;
- les règles de validation des données reçues doivent être consolidées ;
- les outils du quotidien doivent être adaptés pour supporter le langage défini ;
- etc.
Si certains redéfinissent à chaque fois un nouveau langage pour l’échange, certaines normes existent déjà ou sont en cours de déploiement pour les questions liées au formalisme.
Parmi les normes d’échange, on peut par exemple citer la norme PLCS : Cette norme est issue de la norme ISO STEP (ISO 10303-239) qui a pour but de faciliter et standardiser la communication entre les systèmes d’informations. Elle permet de conserver la cohérence, la maintenabilité, l’échangeabilité et la pérennité des données tout au long de leur cycle de vie quels que soient les systèmes d’informations. La force de la norme ISO 10303-239 est de fournir un modèle d’information flexible dans le cadre de la série des normes ISO STEP qui permet d’adapter le modèle d’information selon le secteur et l’organisation.
Il s’agit donc d’abord d’une norme de communication standardisée, aujourd’hui principalement dédiée au secteur Aérospatial-Défense et aux sociétés de taille importante. Elle permet d’abord de faire communiquer des applications qui n’avaient pas été conçues pour dialoguer entre elles et qui ne répondent pas forcément aux mêmes besoins / périmètres fonctionnels (exemple : Conception vs Maintien en Condition Opérationnelle).
Bien évidemment, ces deux approches (échange de données et portail collaboratif) ne sont pas incompatibles et peuvent même répondre à des besoins complémentaires. Dans tous les cas, l’ensemble des enjeux doit bien être mesuré pour que les objectifs attendus par la collaboration soient au rendez-vous.
