Processus de retrait

Généralement utilisé dans le domaine de l'agroalimentaire, mais aussi appliqué sur de nombreux produits, le processus de retrait apporte réelle maîtrise de la chaîne du produit, depuis sa création jusqu'au client final, qui permet une réaction rapide et une communication avec les acteurs.

Le but du processus et son déroulement :

  • Identifier tous les produits dans lesquels est utilisé l'ingrédient à retirer.
  • Identifier tous les clients qui ont reçu ces produits.
  • Renseigner un « formulaire de suivi » qui intègre les informations à propos de :
    • L'ingrédient inclus dans les produits à retirer
    • Le niveau du danger (il en existe 3) qui entraînera automatiquement des actions automatiques de blocage aux caisses,
    • Les règles de procédures à suivre en rapport avec le niveau de danger
    • Le formulaire est enrichi des étapes de validation (personnes concernées, enseignes et dépôts) et d'information de l'acheteur par exemple.
  • Des actions sont menées en parallèle :
    • L'envoi d'un document au responsable qualité produit l'informant du retrait de l'ingrédient duquel il doit accuser réception. Ce M. Qualité entamera un « plan de bataille » incluant les personnes en charge du retrait, les dates butoirs et les actions à faire, qu'il suivra en temps réel au travers du tableau de bord de contrôle que lui propose Advitium sur sa page d'accueil.
    • L'envoi d'un document au fournisseur concernant la prise en charge des frais.

Tout au long du processus, un dossier de retrait correspondant à l'historique du traitement est construit. Il rassemble les éléments suivants :

  • liste des documents mis en pièces jointes ou utilisés dans le processus, (document, AFSCA, analyses, fiche de REX),
  • liste des magasins concernés ( de façon à réaliser des requêtes, par exemple : quantités,magasins, blocage, N° de lot, quantité, coûts, destruction, renvoi),
  • liste des échanges, mails, questions et commentaires extraits des formulaires :
    • La notification aux clients du retrait du produit dans les magasins
    • La demande du retour des produits
    • La demande de l'état des stocks
    • La demande ou proposition d'un chiffrage de dommage.
    • L'échange des produits
    • Le suivi des actions

L'objectif et de lister les mesures à prendre suivant l'importance du danger.